एम एस एक्सेल में डाटा वैलिडेशन की पूर्ण जानकारी

Data Validation 

एमएस एक्सेल में डाटा वेलिडेशन एक बहुत ही बहुत ही उपयोगी फीचर है जिसका फोर्मुला आपको एमएस एक्सेल के वर्कशीट में काम करते समय कोई गलती होने से रोकता हैं। डाटा वेलिडेशन का अर्थ हुआ डाटा का सत्यापन करना  ये पता करना की दिया गया डाटा गलत है या फिर सही हैं।

डाटा वेलिडेशन (Data Validation) का उपयोग 

• Go to Data Tabs: आपको मेनू बार में Data Tab पे क्लिक करना है।
• Now Click on Data Validation under Data tools group: अब आपको डाटा टूल्स कमांड ग्रुप्स के अंदर डाटा वेलिडेशन मिलेगा।
• Now set your rule under Data Validation: अब डाटा वेलिडेशन ऑप्शन आएगा जिसमे आपको रूल्स सेट करना है और OK क्लिक करना है।

Data Validation in Excel

 डाटा वेलिडेशन (Data Validation) को  3 (Tabs) में निर्धारित किया है:-

Setting Tab

Setting Tab में आप अपनी जरुरत से नियम (Rule) लगा सकते है जहाँ पे आपको पहले से कुछ निर्धारित नियम (Rule) मिलते जिनका उपयोग करके आप अपने डाटा के लिए नियम (Rule) लगा सकते हो या फिर आप अपनी जरुरत से Custom विकल्प के साथ नाया नियम (Rule) बना सकते हो। 

Input Message

Input Message Tab यह ऑप्शन सन्देश प्रकाशित करता जब भी हम कीसी सेल (Cell) का चयन करते है जिसपे इसका नियम (Rule) लगाया गया है, यह पूरी तरह से वैकल्पिक (Optional) होता है, यदि कोई Input Message सेट नहीं है, तो उपयोगकर्ता द्वारा डाटा वेलिडेशन (Data Validation) के साथ सेल (Cell) का चयन करने पर कोई संदेश प्रकट नहीं होता है।

Error Alert

Error Alert Tab नियंत्रित करता है कि डाटा का सत्यापन (Validation) कैसे लागू किया जाता है। उदाहरण के लिए, जब आपने स्टाइल (Style) “Stop” को सेट किया है, तो अमान्य डेटा एक संदेश के साथ एक विंडो को चालू करता है, और इनपुट की अनुमति नहीं है।

Alert Style

Stop: सेल (Cell) में उपयोगकर्ताओं को अमान्य डाटा (Data) दर्ज करने से रोकता है। उपयोगकर्ता पुनः प्रयास कर सकते हैं, लेकिन एक मान्य डाटा (Data) दर्ज करना होगा जो डाटा (Data) सत्यापन पास करता है। स्टॉप अलर्ट विंडो में दो विकल्प हैं: पुनः प्रयास (Retry) करें और रद्द (Cancel) करें।

Warning:  उपयोगकर्ताओं को चेतावनी देता है कि डाटा (Data) अमान्य है। अमान्य डाटा (Data) को रोकने के लिए चेतावनी कुछ भी नहीं करती है। 

चेतावनी विंडो में तीन विकल्प हैं: 

1. हां (Yes) – अमान्य डेटा को स्वीकार करने के लिए, 
2. नहीं (No) – अमान्य डेटा को संपादित करने के लिए,
3. रद्द करें (Cancel) – अमान्य डेटा को हटाने के लिए।

Information: उपयोगकर्ताओं को सूचित करता है कि डाटा (Data) अमान्य है। यह संदेश अमान्य डाटा (Data) को रोकने के लिए कुछ नहीं करता है। सूचना चेतावनी विंडो में 2 विकल्प हैं: अमान्य डाटा (Data) को स्वीकार (Ok) करने के लिए, और इसे हटाने के लिए रद्द (Cancel) करें। 

Data validation options - 

जब एक डेटा सत्यापन (Data Validation) नियम बनाया जाता है, तो उपयोगकर्ता इनपुट को मान्य करने के लिए आठ विकल्प उपलब्ध हैं:

• Any Value:  कोई सत्यापन (Validation) नहीं किया जाता है। नोट: यदि डेटा सत्यापन (Data Validation) पहले एक Input Message के साथ लागू किया गया था, तो संदेश तब भी प्रदर्शित होगा जब सेल का चयन किया जाता है।
• Whole Number (पूर्ण नंबर):  केवल पूर्ण नंबर की अनुमति है। एक बार जब पूरी नंबर विकल्प चुना जाता है, तो अन्य विकल्प आगे की सीमा इनपुट के लिए उपलब्ध हो जाते हैं। उदाहरण के लिए, आपको 1 और 10 के बीच एक पूरी नंबर की आवश्यकता हो सकती है।
• Decimal (दशमलव): पूर्ण नंबर (Whole Number) विकल्प की तरह काम करता है, लेकिन दशमलव मूल्यों की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, 0 और 3 के बीच मानों को अनुमति देने के लिए कॉन्फ़िगर किए गए दशमलव विकल्प के साथ .5, 2.5 और 3.1 जैसे मानों की अनुमति है।
• List (सूची): केवल पूर्वनिर्धारित सूची के मूल्यों की अनुमति है। ड्रॉपडाउन मेनू (Dropdown List) सूची के रूप में उपयोगकर्ता को प्रस्तुत किए जाते हैं। 
• Date (तारीख): केवल तारीखों की अनुमति है। उदाहरण के लिए, आपको 1 जनवरी 2018 और 31 दिसंबर 2021 के बीच की तारीख या 1 जून 2018 के बाद की तारीख हो सकती है।
• Time (समय): केवल समय की अनुमति है। उदाहरण के लिए, आपको 9:00 AM और 5:00 PM के बीच के समय की आवश्यकता हो सकती है, या केवल 12:00 PM के बाद के समय की अनुमति दे सकते हैं।
• Text length (पाठ की लंबाई): वर्णों (Characters) या अंकों (Digit) की संख्या के आधार पर इनपुट को मान्य करता है। उदाहरण के लिए, आपको ऐसे कोड की आवश्यकता हो सकती है जिसमें 5 अंक हों।
• Custom (कस्टम): एक कस्टम सूत्र (Custom Rule) का उपयोग करके उपयोगकर्ता इनपुट को मान्य करता है। दूसरे शब्दों में, आप इनपुट को मान्य करने के लिए अपना सूत्र (Rule) लिख सकते हैं। कस्टम सूत्र (Custom Rule) डेटा सत्यापन (Data Validation) के लिए विकल्पों का विस्तार करते हैं। उदाहरण के लिए, आप यह सुनिश्चित करने के लिए एक सूत्र (Rule) का उपयोग कर सकते हैं कि मूल्य अपरकेस (UPPERCASE) है, एक मान (Value) में “xyz” होता है, या अगले 45 दिनों में एक कार्यदिवस (Workday) होता है।

 (सेटिंग्स टैब में दो चेकबॉक्स भी शामिल हैं)

• Ignore blank (रिक्त को अनदेखा करें) – एक्सेल (Excel) को उन सेल (Cell) को मान्य नहीं करने के लिए कहता है जिनमें कोई मूल्य नहीं है।
• Apply these changes to other cells with the same settings (एक ही सेटिंग के साथ इन परिवर्तनों को अन्य कोशिकाओं पर लागू करें) – यह सेटिंग अन्य Cells पर लागू सत्यापन (Validation) को अद्यतन (Update) करेगी जब यह सेल (Cell) के सत्यापन (Validation) से मिलती है।